De organisatie van het collectief overleg
De Cliëntenraad
Samenstelling:
- Minstens 6 afgevaardigden uit de familiale context, al dan niet wettelijk vertegenwoordigers
- 1 afgevaardigde voor de cliënten van de inclusieve woongemeenschappen (Huis Malfait, Villa Vanilla, den Uitkeik, ’t Hooghuis)
- 3 afgevaardigde voor de cliënten woonondersteuning (Groen, Blauw, Rood, Wit, Grijs, Oranje, Geel en Paars Huis)
- 1 afgevaardigde voor de cliënten individuele ondersteuning
- 1 afgevaardigde voor de cliënten dagondersteuning
- De directie
- 1 medewerker van de sociale dienst (facultatief)
De leden van de Cliëntenraad worden verkozen voor een mandaat van 4 jaar.
Het vergaderritme: minstens drie vergaderingen per jaar.
Onderwerpen: alle thema’s met betrekking op het wonen, het leven, de dienstverlening en de bezigheden van de cliënten.
De agenda van de vergadering wordt opgemaakt door de voorzitter, in overleg met de directie. De agenda wordt op voorhand verspreid.
Vaste agendapunten:
- De opvolging en goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering.
- Klachten en opmerkingen vanuit de verschillende deelgroepen van cliënten.
- Aan het begin van de vergadering vraagt de voorzitter of er nog specifieke agendapunten moeten toegevoegd worden.
Het verslag wordt bijgehouden in het dossier “Cliëntenraad”.
Hoe werkt de Cliëntenraad?
- Een eerste gedeelte - alle leden, samen met de afgevaardigde cliënten van de woonondersteuning, de inclusieve woongemeenschappen, de individuele ondersteuning en de dagondersteuning:
- het verslag van de vorige Cliëntenraad wordt doorgenomen.
- vanuit de Bewonersraad worden de collectieve opmerkingen of vragen meegebracht door de afgevaardigden woonondersteuning. De andere afgevaardigden brengen vragen of opmerkingen mee die genoteerd werden tijdens hun vergaderingen, tijdens huisbezoeken, bij gemeenschappelijk georganiseerd overleg.
Deze opmerkingen of vragen worden doorgegeven aan de voorzitter. - de opmerkingen of vragen worden behandeld op de Cliëntenraad.
- de directie (en de medewerker van de sociale dienst) geven bijkomende informatie.
- het verslag wordt doorgenomen door de afgevaardigden, samen met hun begeleider.
- Een tweede gedeelte - de leden uit de familiale context en de directie:
- zij bespreken hun opmerkingen of vragen met de directie.
- de directie legt zijn punten voor ter bespreking.
- de neerslag daarvan staat in het verslag.
- de secretaris van de cliëntenraad bezorgt het verslag aan de voorzitter, resp. de directie. Het verslag is te vinden op de K-schijf, onder rubriek “Verslagen cliëntenraad”.
Hoe worden de leden van de Cliëntenraad aangeduid?
- Alle wettelijke vertegenwoordigers, ouders, vertrouwenspersonen - familieleden ontvangen een brief om zich kandidaat te stellen.
- Indien er niet meer dan 9 wettelijke vertegenwoordigers hun kandidatuur stellen, hoeven er geen verkiezingen uitgeschreven te worden. Zijn er wel meer dan 9 kandidaten, dan worden er verkiezingen georganiseerd.
- Via de dienst Inclusieve Ondersteuning worden in overleg met de cliënten een afgevaardigde voor de inclusieve woonprojecten en een afgevaardigde voor de cliënten individuele ondersteuning aangeduid.
- Op de bewonersvergadering van de huizen worden nieuwe afgevaardigden voor de Bewonersraad aangeduid. De Bewonersraad duidt op zijn beurt drie afgevaardigden voor de Cliëntenraad aan.
- De vergadering van de cliënten dagondersteuning duidt eveneens zijn afgevaardigde aan.
- Alle kandidaten worden verwittigd voor de startvergadering, waar de overdracht gebeurt en waar de taakverdeling afgesproken wordt.
De bewonersraad
Samenstelling:
- 1 afgevaardigde van elk huis
- 1 orthopedagoog
- de voorzitter van de Cliëntenraad
Het vergaderritme: tweemaandelijks
Onderwerpen:
- Punten uit de bewonersvergadering
- Het leven in en om Alvinnenberg
Het verslag: orthopedagoog maakt verslag – wordt toegelicht op Bewonersraad en bewonersvergaderingen. Het verslag wordt bewaard op de K-schijf, Verslagen Bewonersraad.
De bewonersvergadering (huizen op het domein, inclusieve woonprojecten)
Samenstelling:
- Alle bewoners van het huis
- De begeleiding van het huis
Het vergaderritme: maandelijks met uitzondering van de vakantiemaanden.
Onderwerpen: alle thema’s die het wonen en het leven van de bewoners raken.
Het verslag: wordt bijgehouden in het dossier “bewonersvergaderingen”
De cliëntenvergadering
Samenstelling:
- De voorzitter: een medewerker van de dienst Inclusieve Ondersteuning (DIO).
- De leden: alle cliënten van de dienst Inclusieve Ondersteuning worden uitgenodigd.
Frequentie: één maal per jaar.
Onderwerpen:
- collectieve inspraak en participatie van de cliënten.
- Tevredenheidstoetsing.
- Bespreking van een actueel thema.
Verslag:
- Het verslag wordt gemaakt door een medewerker van DIO.
- Het verslag wordt bewaard in de map ‘cliëntenvergadering DIO’.
De klachtencommissie
Samenstelling:
- Eén afgevaardigde van de Cliëntenraad = de voorzitter
- Eén afgevaardigde van de Raad van Bestuur
Behandeling van klachten: zie procedure 4.f.5 van het Kwaliteitshandboek: “ Het afhandelen van klachten van cliënten’.